Impulser une nouvelle dynamique d’actions pour une meilleure communication électronique interne et externe à IF

Inades-Formation (IF) vient d’organiser du 14 au 18 avril 2009, à Abidjan, Côte d’Ivoire, un atelier d’élaboration de sa stratégie de communication électronique.

L’atelier a regroupé les 4 membres du Comité d’animation du Site au Secrétariat, un membre du cabinet Proxyma, le service d’assistance technique informatique du Secrétariat général d’Inades-Formation, le Secrétaire général, le Secrétaire général adjoint chargé de l’administration et des finances, le Secrétaire général adjoint chargé des appuis pédagogiques, les Directeurs-trices et/ou chargés de l’animation des pages web des BN du Burundi, Burkina faso, Cameroun, de la Côte d’Ivoire, du Togo et le consultant, M. Eric Bernard, Directeur de AK-Projet Développement, soit 17 participants-tes.

L’atelier d’élaboration de la stratégie de communication électronique a lieu un mois après celui sur la finalisation du document d’orientation stratégique (DOS) d’IF 2010-25. A l’atelier sur le DOS de mars 2009, il avait été retenu de mettre en place un système de communication interne et externe renforcé vu que la communication joue un rôle de premier plan dans le fonctionnement interne et les relations extérieures de toute institution qui se veut performante et incontournable. En effet, en dépit du pas franchi à travers ce qu’IF a fait pour actualiser ses outils de communication électronique, notamment en encourageant les Bureaux nationaux et le Secrétariat général IF à se connecter à l’internet à haut débit et en mettant sur pied un site internet, beaucoup reste à faire selon l’orientation du DOS relative à l’axe renforcement de la communication interne et externe.

Afin d’accompagner la mise en œuvre du DOS, Inades-Formation entend disposer d’un programme triennal, voire quinquennal, de communication électronique qui intègre les choix des Bureaux nationaux et du Secrétariat général et prend en compte les nouvelles technologies telles que la téléphonie par internet.

C’est dans le contexte de déterminer les jalons de ce programme de communication électronique que le Secrétariat général a organisé ledit atelier.

Les travaux se sont nourris à la fois des informations de l’auto-évaluation de mise en œuvre de la stratégie de communication du Plan d’orientation et d’action 2006-08 du Secrétariat général d’IF, des critiques et propositions d’amélioration de son site web formulées par des spécialistes et également par Proxyma, ainsi que des innovations en cours et à venir dans les domaines de la communication électronique.

La tenue de l’atelier de stratégie de communication électronique a permis non seulement de jeter de nouveau un regard critique sur ce qu’a fait en matière des NTIC et de compléter le diagnostic fait pendant l’atelier DOS, mais d’explorer des nouvelles pistes d’actions pour que cette communication soit véritablement efficace.

Sur la base de l’auto-évaluation de mise en œuvre de la stratégie de communication du Plan d’orientation et d’action 2006-2008 du Secrétariat général d’IF, les participants-tes ont recommandé de :

• Promouvoir une culture de communication dans chaque BN,
• Actualiser l’étude sur le VOIP,
• Elaborer un projet WAN IF,
• Créer des cadres formels de discussion au sein du réseau,
• S’équiper en matériels nécessaires pour la mise en marche de vidéo et télé conférences,
• Réaménager le site pour faciliter la publication des articles,
• Faire connaître Farafina et ses services dans le réseau ; récupérer certains services d’exploitation à gérer au niveau interne,
• Mettre une organisation axée sur le résultat en matière de rédaction et de mise en ligne des articles, au niveau de chaque entité (BN, Antenne…)
• Médiatiser systématiquement les événements (institutionnels et pédagogiques) importants d’IF,
• Utiliser les créneaux/espaces des médias consacrés au monde rural,
• Exploiter au mieux la collaboration qu’ont certains BN avec les médias.

L’atelier a permis d’apprécier le positionnement du site web d’IF par rapport aux autres sites. Celui-ci étant jugé très orienté sur l’aspect institutionnel que sur les activités d’IF qui intéressent les internautes.

Il a également permis de définir les différents publics de communication électronique ou communication de façon générale et les publics prioritaires qui sont :

• Les bailleurs /souscripteurs/Associations IF/militants,
• Les collaborateurs dont : les partenaires techniques et les consultants pour le partage d’expériences, collaboration sur le plaidoyer,
• Les médias relais d’opinion,
• Les bénéficiaires directs OP à (terme).

L’atelier a recommandé qu’IF devra promouvoir la culture de la communication, rendre le site web passionnant en en faisant un outil d’auto-valorisation et en renforçant les capacités du personnel en matière de son exploitation. Il devra également revoir certaines rubriques, redéfinir les modalités de fonctionnement et d’échanges du Comité avec les BN et harmoniser les pratiques dans l’usage des couleurs et la façon d’écrire Inades-Formation. Pour ne pas créer la confusion, il a été proposé d’inscrire la question à l’ordre du jour du CAI de juin 2009.

De même l’atelier a permis de catégoriser les fonctions du cycle de projet d’un site web qui sont à internaliser ou à externaliser. Il est plus judicieux d’externaliser la gestion du site par une structure des professionnels à même de le rendre plus attirant. IF doit acquérir de nouveaux équipements et qu’il devra faciliter l’interconnexion entre les AN/BN et le SG. Il doit faire une utilisation optimale des noms de domaines au profit de la communication. Il devra utiliser les adresses professionnelles tout en les séparant des adresses privées. Pour ce faire, une charte s’impose d’autant plus que les agents qui partent ont gardé leurs anciennes adresses. Il serait mieux de catégoriser les adresses.

IF doit avoir son propre serveur pour plusieurs raisons. Il faudra recueillir les informations nécessaires et budgétiser l’achat d’un serveur en 2010, vu qu’un certain disfonctionnement est apparu avec le serveur FARAFINA. Il doit également avoir un serveur local pour certains services en particulier le mail, le serveur de messagerie et de service FTP permanent et ponctuel

Pendant l’atelier d’avril 2009, les participants-tes et les responsables d’IF et d’AK-projet ont pris l’engagement de monter un projet IF/AK-projet à soumettre au fonds francophone des inforoutes en juin 2009. Ce projet vient à point nommé. Cela est à encourager. IF doit prendre sa responsabilité pour le faire aboutir.

Dounia Kagné
Avril 2009